Dem Papierchaos Herr werden

Dem Papierchaos Herr werden

Kennen Sie auch diesen einen Ablagekorb, in dem quasi alles landet? Schreiben der Krankenversicherung, Mitteilungen der BG, Beitragsrechnungen der IHK und der BG, Angebote, Rechnungen über Material usw. usw. die Liste ist schier unendlich. Und nun? Was passiert mit dem ganzen Kram? Warten bis es Winter geworden ist und im Kamin verfeuern? Sicherlich eine nachvollziehbare Idee, aber leider nicht rechtskonform, denn Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden. Manch ein Beleg ist vielleicht auch noch nicht mal gebucht, so dass der Steuerberater auch die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Jahresabschluss nicht erstellen kann. Aus eigener Erfahrung wissen Sie, dass das schnell zu Problemen führen kann. Die Geduld des Steuerberaters ist endlich, die Krankenkasse ist mit ihren Maßnahmen genauso wenig zimperlich wie die BG.

Für das Papierchaos gibt es gute Gründe:

  1. keine Lust/Energie sich auch noch darum zu kümmern,
  2. lange Arbeitstage, die einfach keinen Platz mehr lassen,
  3. Unwissenheit,
  4. Bürokram erscheint vielleicht einfach unwichtig,
  5. Ihre eigene Antwort 😉

Die Aufzählung ließe sich noch endlos weiterführen, führt aber niemanden zum Erfolg. Immerhin ist es doch viel interessanter nun endlich herauszufinden, wie der Büropart gelingt.

Zunächst mal ein Ordnungssystem und Struktur schaffen. Das gelingt am Besten mit verschiedenen Ordnern. Ob diese sich nun farblich unterscheiden, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack überlassen. Es genügt, wenn der Ordnerrücken beschriftet ist. Z. B. mit „Ausgangsrechnungen“, „Finanzamt“, „Korrespondenz“, „Personalangelegenheiten“ usw.

Den jeweiligen Ordner kann man dann mit Trennblättern noch weiter unterteilen. Quasi für den Feinschliff. Nehmen wir einfach den Ordner „Personalangelegenheiten“. Diesen würden wir nun weiter unterteilen in Unterrubriken „Verdienstabrechnungen“, „Max Mustermann“ als Angestellten usw. Die Rubrik Verdienstabrechnungen ist selbsterklärend. Aber was heften wir nun in den Bereich des Mitarbeiters ab? Hier hinein gehört der Arbeitsvertrag, die Meldung zur Sozialversicherung, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Bestätigung über die herausgegebenen Materialien, Abmahnungen, Stundennachweise, Unterweisungen, Kündigung. Sozusagen alles, was mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängt und irgendwie von Bedeutung sein könnte. Manch ein Arbeitnehmer ist durchaus klagefreudig und Sie benötigen Material um sich zu wehren.

Aber wie rafft man sich nun nach einem unendlich langen Arbeitstag auf?

Das ist zugegebener Maßen eine Herausforderung. Da wartet die Familie und Freunde, man möchte zum Sport, ins Kino – kurz gesagt auch noch LEBEN.

1. Sammeln Sie unter der Woche allen Papierkram (auch die Tankquittungen) in einem Ablagekorb. Wenn sie die Papiere täglich hineinlegen, ist auch direkt eine Sortierung gegeben und Sie halten sich nicht auch noch damit auf.

2. Finden Sie einen festen Tag in der Woche und nehmen sich (je nach Betriebsgröße) zwei – drei Stunden Zeit und beantworten zunächst die eingegangenen Briefe.

3. Digitalisieren jedes einzelnen Papierstücks (Wichtig!)

4. Abheften in den jeweiligen Ordner.

Bleiben Sie am Ball! Es lohnt sich. Sie sparen am Ende Geld (keine Säumniszuschläge) und Zeit (Durch die Regelmäßigkeit sammelt sich nicht so viel an.) Und wie war das noch gleich? Zeit ist Geld!